FAQ: Projektende und Abschlussbericht
Alle Bewilligungsempfänger*innen sind verpflichtet, nach Projektende einen Abschlussbericht vorzulegen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Bewilligungsschreiben und den einschlägigen Verwendungsrichtlinien. Bei mehreren Bewilligungsempfänger*innen in einem Projekt ist ein gemeinsamer Bericht abzugeben. Bei Koordinierten Programmen ist der oder die Sprecher*in/Koordinator*in verantwortlich für die Einreichung eines gemeinschaftlichen Berichtes. Der Abschlussbericht ist über das Elan-Portaleinzureichen. Das Datum, zu dem der Bericht eingehen muss, wird Ihnen im Bewilligungsschreiben mitgeteilt. Im Regelfall liegt es drei Monate nach Projektende.
Mit Ihrem Abschlussbericht ermöglichen Sie der DFG, die Verwendung der Mittel im Sinne der Programmvorgaben zu prüfen und gegenüber den DFG-Zuwendungsgebern über die Ergebnisse der Förderung berichten zu können. Der Bericht dient darüber hinaus zur Bewertung des Fördererfolgs und als Grundlage für die Evaluierung von Förderprogrammen.
Seit Januar 2023 stellt die DFG für Abschlussberichte neue programmspezifische Muste zur Verfügung. Für Projekte, die ab diesem Zeitpunkt bewilligt werden, sind diese verpflichtend. Für Projekte, die vor diesem Zeitpunkt bewilligt worden sind, können die Abschlussberichte freiwillig nach diesen Mustern oder nach den Leitfäden der einschlägigen Verwendungsrichtlinien verfasst werden. Für Programme, in denen bislang kein Muster verfügbar ist, gelten die Hinweise in den entsprechenden Leitfäden.
Die Muster sind in einen öffentlichen und einen nicht-öffentlichen Teil gegliedert. Der öffentliche Berichtsteil ist für die Veröffentlichung in einem Repositoriu geeignet.
Reichen Sie Ihren Bericht bitte als ein Dokument im PDF-Format ohne Passwortschutz bzw. ohne Zugriffsbeschränkungen über das elan-Porta der DFG ein. Abschlussberichte für Sonderforschungsbereiche (SFB) müssen bis auf Weiteres auf einem USB-Stick per Post, über das Dateiaustauschporta der DFG oder ein sicheres Downloadportal Ihrer Universität eingereicht werden.
Das Datum, zu dem der Bericht eingehen muss, wird Ihnen im Bewilligungsschreiben mitgeteilt. Im Regelfall liegt es drei Monate nach Projektende. Sollten sich im Verlauf des Projekts Verzögerungen ergeben, kontaktieren Sie bitte den für Ihr Projekt fachlich zuständigen Bereic in der DFG, um die Frist für den Abschlussbericht neu festsetzen zu lassen. Möglicherweise möchten Sie dabei auch eine kostenneutrale Laufzeitverlängerung des Projektes beantragen; dazu finden Sie Informationen hie.
Ihr Abschlussbericht wird von der Geschäftsstelle auf Vollständigkeit und die Einhaltung formaler Vorgaben geprüft und anschließend in der Regel extern inhaltlich begutachtet. Relevante Hinweise aus der Begutachtung werden wir Ihnen mitteilen. Abschlussberichte von Verbundprojekten werden darüber hinaus den jeweils programmverantwortlichen Gremien vorgelegt, damit Hinweise aus den Berichten und/oder Gutachten in Diskussionen zur Weiterentwicklung der Förderinstrumente einfließen können.
Abschlussberichte müssen grundsätzlich eine allgemeinverständliche Zusammenfassun enthalten. Diese wird gemeinsam mit Verweisen auf Publikationen aus dem Projekt in der DFG-Projektdatenbank GEPRI veröffentlicht. Falls Sie dies nicht möchten, können Sie der Veröffentlichung bei Einreichung Ihres Abschlussberichtes schriftlich widersprechen.
Wenn Ihr Abschlussbericht dem neuen Muste folgt, können Sie den öffentlichen Teil Ihres Berichts nach dessen Anerkennung in einem Repositorium veröffentlichen. Wenn Sie sich hierzu entschließen, bitten wir Sie, der DFG anschließend die Persistente Identifikationsnummer (PID) Ihres Berichtes zu übermitteln. Dies ist ausschließlich über das elan-Porta der DFG möglich. Nähere Informationen zur Veröffentlichung Ihres Abschlussberichtes finden Sie hie.
Im Regelfall werden Abschlussberichte extern begutachtet. Sollte es Rückfragen der Gutachter*innen zum Bericht geben, werden wir Sie bitten, hierzu Stellung zu nehmen. In den Koordinierten Programmen wird zusätzlich das zuständige Gremium mit Ihrem Bericht befasst. Im Anschluss an Begutachtung und gegebenenfalls Gremienbefassung werden Sie von uns über die Anerkennung schriftlich informiert. Ihre Berichtspflicht gilt damit als erfüllt.
Seit dem 1. Januar 2023 stellt die DFG in vielen Programmen Muster für Abschlussbericht bereit, die Ihnen die Erstellung des Berichts erleichtern sollen. Darin wird der Bericht in einen öffentlichen und nicht-öffentlichen Berichtsteil strukturiert. Der öffentliche Berichtsteil ist für die Veröffentlichung in einem Repositorium geeignet. Die Veröffentlichung ist freiwillig und erfolgt durch die Berichtsautor*innen nach Anerkennung des Berichts. Sie wird von der DFG ausdrücklich begrüßt. Die Publikation soll dazu dienen, den Fachgemeinschaften und der Öffentlichkeit die im Projekt erarbeiteten positiven wie negativen wissenschaftlichen Ergebnisse auch außerhalb der üblichen Publikationskanäle frei zugänglich zu machen. Wenn Sie sich für eine Veröffentlichung entscheiden, kann der Abschlussbericht in der DFG-Projektdatenbank GEPRI verlinkt und somit einfach aufgefunden werden.
Welches Repositorium am besten geeignet ist, entscheiden die Berichtsautor*innen, es sollte jedoch bestimmte (über)fachliche Standards erfüllen. Empfehlungen für geeignete Repositorien und detaillierte Hinweise zur Veröffentlichung erhalten Sie auf der Seite Veröffentlichung von Abschlussberichte.
Die Repositorien weisen dem veröffentlichten Berichtsteil eine Persistente Identifikationsnummer (PID) zu. Wir bitten Sie, diese an uns zu übermitteln. Hierfür steht eine entsprechende Eingabemaske im elan-Porta der DFG zur Verfügung stehen.
Die PID wird zusammen mit der allgemeinverständlichen Zusammenfassung und weiteren Verweisen auf Publikationen aus dem Projekt in der DFG-Projektdatenbank GEPRI veröffentlicht.
Abschlussberichte, die nach einem für Bewilligungen bis Ende 2022 geltenden Leitfaden für Abschlussberichte der jeweiligen Verwendungsrichtlinien verfasst werden, eignen sich durch die fehlende Gliederung nicht für eine Veröffentlichung.
Wir bitten Sie, die PID an uns zu übermitteln. Hierfür steht eine entsprechende Eingabemaske im elan-Porta der DFG zur Verfügung.
Die PID wird zusammen mit der allgemeinverständlichen Zusammenfassung und weiteren Verweisen auf Publikationen aus dem Projekt in der DFG-Projektdatenbank GEPRI veröffentlicht.
Mit der Annahme der Bewilligung haben Sie sich verpflichtet, einen Abschlussbericht zu verfassen und einzureichen. Sollte ein Abschlussbericht trotz wiederholter Mahnung ausbleiben, kann die DFG eine auf zwei Jahre befristete Antragssperre für die verantwortliche nBewilligungsempfänger*in verhängen. Bei Koordinierten Programmen betrifft dies die Sprecher*innen bzw. die Koordinator*innen. Die Antragssperre endet nach Ablauf der Sperrfrist oder unmittelbar, wenn der fehlende Bericht eingereicht wird. Sollte sich abzeichnen, dass Sie den Bericht nicht fristgerecht einreichen können, kontaktieren Sie bitte den für Ihr Projekt fachlich zuständigen Bereic in der DFG.
In diesem Fall ist die Abgabe eines Abschlussberichts über die DFG-Förderung in der Regel freiwillig. Sie können darin über die Ergebnisse der vorangegangenen Förderperiode berichten und diese öffentlich machen. In den Programmen Sonderforschungsbereich (SFB) und Graduiertenkolleg (GRK) besteht die Verpflichtung, einen reduzierten Abschlussbericht vorzulegen. Nähere Informationen dazu können Sie den entsprechenden Mustern für SF und GR entnehmen. Da die Projektergebnisse im Rahmen des Fortsetzungsantrags bereits begutachtet wurden, erkennt die DFG den Bericht ohne erneute Begutachtung an.
Reichen Sie Ihren Bericht bitte als ein Dokument im PDF-Format ohne Passwortschutz bzw. ohne Zugriffsbeschränkungen über das elan-Porta der DFG ein. Berichte zu SFB müssen bis auf Weiteres auf einem USB-Stick, über das Dateiaustauschporta der DFG oder ein sicheres Downloadportal Ihrer Universität eingereicht werden.
Sie können den öffentlichen Berichtsteil in einem Repositorium veröffentlichen und der DFG die Persistente Identifikationsnummer (PID) übermitteln. Diese wird zusammen mit der allgemeinverständlichen Zusammenfassung und Hinweisen auf die aus dem Projekt hervorgegangenen Publikationen in GEPRI veröffentlicht. Auf diese Weise werden die Ergebnisse aus der DFG-Förderung öffentlich zugänglich.
Bitte gehen Sie sparsam mit personenbezogenen Daten um. Wenn Sie personenbezogene Daten Dritter übermitteln, sichern Sie zu, dass Sie hierzu datenschutzrechtlich legitimiert sind. Bitte beachten Sie die Datenschutzhinweise zur Forschungsförderung der DFG, die Sie hie einsehen und abrufen können. Bitte leiten Sie diese Hinweise gegebenenfalls auch an solche Personen weiter, deren Daten die DFG verarbeitet, weil sie an Ihrem Vorhaben beteiligt sind.
Personenbezogene Daten in Zusammenhang mit der Qualifizierung des wissenschaftlichen Nachwuchses sind nur im nicht-öffentlichen Teil aufzuführen.
Wir bitten Sie zudem darauf zu achten, wenn möglich keine besonders schutzbedürftigen Daten von/zu Personen zu übermitteln. Hierunter fallen personenbezogene Daten, „aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie (…) genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person“. [Zitat Art. 9 Abs. 1 DSGVO]
Sollte eine Mitteilung besonders schutzbedürftiger personenbezogener Daten unumgänglich sein, müssen Sie das DFG-Formular 73.0 ausfüllen und einreichen. Bitte teilen Sie nur Informationen mit, die Ihrer Einschätzung nach relevant sind und nennen Sie keine oder so wenig Daten von Dritten wie möglich.