Die Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG) nimmt den Schutz personenbezogener Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Wir informieren Sie daher hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der DFG-Fachkollegienwahlen und über die Ihnen zustehenden Rechte. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).
1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:
Bitte beachten Sie, dass sich die nachfolgenden Datenschutzinformationen ausschließlich auf die Datenverarbeitung im Verantwortungsbereich der DFG beziehen. Für die ordnungsgemäße Durchführung der Fachkollegienwahlen im Rahmen der Wahlordnung richten grundsätzlich die Mitglieder der DFG mit Ausnahme der wissenschaftlichen Mitgliedsverbände (Gesellschaft Deutscher Naturforscher und Ärzte, Deutscher Verband Technisch Wissenschaftlicher Vereine, Arbeitsgemeinschaft industrieller Forschungsvereinigung Otto von Guericke) sowie bei Zustimmung der DFG auf Antrag weitere wissenschaftliche Einrichtungen Wahlstellen ein, welche personenbezogene Daten von Beteiligten in eigener Verantwortung verarbeiten (§ 9 Absatz 1 der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DF (WahlO)). Dies betrifft insbesondere folgende Verarbeitungstätigkeiten:
Bei Fragen zur Datenverarbeitung durch die Wahlstellen wenden Sie sich bitte an diese. Die Kontaktdaten der für Sie zuständigen Wahlstelle finden Sie in der Liste der Wahlstelle. Sofern für Sie als Einzelwählende die Wahlstelle der DFG Geschäftsstelle zuständig ist, wenden Sie sich bei Fragen zum Datenschutz bitte an die unter Abschnitt I. 1. genannte Stelle.
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z. B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
Im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahlen verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die mit dem Wahlprozess im Zusammenhang stehen und zur ordnungsgemäßen Durchführung der Wahl erforderlich sind.
Informationen zum Datenschutz bei Nutzung des Online-Wahlsystems
Für die Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl nutzen wir ein Onlinewahlsystem der POLYAS GmbH. Die hierfür geltenden Datenschutzhinweise sind nach dessen Freischaltung leicht zugänglich im Onlinewahlsystem hinterlegt und können dort abgerufen werden.
Im Übrigen erfolgt eine Verarbeitung Ihrer Daten in dem nachfolgend dargelegten Umfang
Zur besseren Übersicht erfolgt die Darstellung bezogen auf Ihre jeweilige Stellung als Beteiligte bzw. Beteiligter an der Fachkollegienwahl.
Datenkategorien:
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Sofern Sie als Wähler*in an den DFG-Fachkollegienwahlen teilnehmen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu den nachfolgend dargelegten Zwecken:
Daten von Einzelwählenden verarbeiten wir zudem zu folgenden Zwecken:
Die Datenverarbeitung zum Zweck der (anlassbezogenen) Beratung und Kommunikation, der Prüfung und Verleihung des aktiven Wahlrechts ad personam, der Übersendung von Wahlunterlagen sowie der Erstellung des Wählerverzeichnisses der Einzelwählenden erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten Zwecke und ergeben sich außerdem aus den Anforderungen zur ordnungsgemäßen und reibungslosen Durchführung der Fachkollegienwahlen gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG.
Die Datenverarbeitung zum Zweck der Teilnahme an der Wahl über das Onlinewahlsystem, der Kontrolle der Wahlen/Wahlprüfungen und Erstellung des Wahlprotokolls erfolgt auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Vertrag / vertragsähnliches Verhältnis) i. V. m. §§ 4 Absatz 1 Buchstabe h), 15 der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG in der aktuell gültigen Fassung. Sie dient der ordnungsgemäßen Durchführung der Fachkollegienwahl. Sofern Sie von Ihrem Wahlrecht Gebrauch machen, ist die Verarbeitung Ihrer Daten für die ordnungsgemäße und reibungslose Durchführung der Fachkollegienwahl gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung erforderlich.
Speicherdauer:
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage greift.
Datenkategorien:
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Sobald Sie für eine Kandidatur vorgeschlagen werden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu den nachfolgend dargelegten Zwecken:
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO (Einwilligung und die von Ihnen unterzeichnete Einverständniserklärung). Diese Einwilligung ist für eine Kandidatur durch Kandidierende (inklusive vorgeschlagener Personen für eine Kandidatur) erforderlich. Die dafür von Ihnen zu unterzeichnende Einverständniserklärung reichen die Vorschlagsberechtigten mit ihren Personenvorschlägen für Kandidaturen ein. Die Entscheidung, ob eine vorgeschlagene Person auch kandidiert, ist damit noch nicht verbunden, sondern richtet sich nach dem dafür in § 7 der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG vorgesehen Verfahren. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dieser Widerruf nur Wirkung für die Zukunft entfaltet, also die Rechtmäßigkeit, der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihres Einverständnisses erfolgten Verarbeitung der Daten durch den Widerruf nicht berührt wird.
Da die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung für eine Kandidatur erforderlich ist, beinhaltet der Widerruf Ihrer Einwilligung in die Datenverarbeitung auch die Erklärung des Rücktritts von Ihrer eventuellen Kandidatur bzw. einer dafür vorgeschlagenen Person.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass nach Redaktionsschluss (genaues Datum im September 2023 wird rechtzeitig auf dem Wahlporta bekanntgegeben) keine Änderung der Kandidierendenliste mehr möglich ist und Ihre Daten in diesem Fall auch nach Widerruf Ihrer Einwilligung weiterverarbeitet werden (vgl. hierzu § 7 Absatz 1 Satz 2 und Absatz 2 der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG). Die Datenverarbeitung erfolgt dann auf der Grundlage der berechtigten Interessen der DFG (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), welche sich aus den Anforderungen zur ordnungsgemäßen und reibungslosen Durchführung der Fachkollegienwahl gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung ergeben.
Speicherdauer:
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die in dem Einverständnis genannte Speicherfrist verstrichen ist oder Sie das Einverständnis widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.
Datenkategorien:
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Sofern Sie als Wahlstellenverantwortliche*r an der Wahl mitwirken, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl. Die Zwecke umfassen insbesondere:
Die Datenverarbeitung zum Zweck der Kommunikation erfolgt auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Vertrag / vertragsähnliches Verhältnis) i. V. m. §§ 4 Absatz 1 Buchstabe h), 15 der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG in der aktuell gültigen Fassung (für DFG Mitglieder) ggf. i. V. m. der Vereinbarung über die Einrichtung einer Wahlstelle (für Nichtmitgliedseinrichtungen der DFG) zur Vorbereitung und Durchführung der Wahl gemäß der DFG-Satzung und der geltenden Wahlordnung. Der erforderlichen Verarbeitung Ihrer Daten zu den dargelegten Zwecken liegen die zwischen der DFG und Ihrem Dienstherrn / Arbeitgeber bestehenden satzungsgemäßen / vertraglichen Rechte und Pflichten zugrunde. Zu deren Erfüllung hat Ihr Dienstherr / Arbeitgeber Sie im Rahmen Ihres bestehenden Vertrags- / Beschäftigungsverhältnisses mit der Wahrnehmung der sich aus der Satzung und der Wahlordnung ergebenden Aufgaben betraut.
Die Datenverarbeitung zum Zweck der Veröffentlichung auf der Homepage der DFG erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen), aufgrund Ihres Vertrages mit der Wahlstelle, für die Sie tätig sind. Unsere berechtigten Interessen ergeben sich aus den Anforderungen zur ordnungsgemäßen und reibungslosen Durchführung der Fachkollegienwahl gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung. Hierfür ist es auch erforderlich, den Wahlberechtigten über die DFG-Homepage einen einfachen Zugang zu Informationen über die zuständigen Ansprechpersonen für ihre Wahlstelle und den Wahlstellenverantwortlichen die Vernetzung untereinander zu ermöglichen.
Speicherdauer:
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.
Datenkategorien:
Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Sofern Sie als Leitungen der wissenschaftlichen Einrichtungen / der Fachgesellschaften / Fakultätentage von uns im Rahmen der Wahl (-vorbereitung) kontaktiert werden oder aber Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erreichung folgender Zwecke:
Betreffend die Leitungen von wissenschaftlichen Einrichtungen erfolgt die Datenverarbeitung auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Vertrag / vertragsähnliches Verhältnis) i. V. m. §§ 4 Absatz 1 Buchstabe h), 15 der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG in der aktuell gültigen Fassung (für DFG Mitgliedseinrichtungen) ggf. i. V. m. der Vereinbarung über die Einrichtung einer Wahlstelle (für Nichtmitgliedseinrichtungen der DFG) zur Vorbereitung und Durchführung der Wahl gemäß der DFG-Satzung und der geltenden Wahlordnung. Der erforderlichen Verarbeitung Ihrer Daten zu den dargelegten Zwecken liegen die zwischen der DFG und Ihrem Dienstherrn / Arbeitgeber bestehenden satzungsgemäßen / vertraglichen Rechten und Pflichten zugrunde. Zu deren Erfüllung hat Ihr Dienstherr / Arbeitgeber Sie im Rahmen Ihres bestehenden Beschäftigungsverhältnisses mit der Wahrnehmung der sich aus der Satzung und der Wahlordnung ergebenden Aufgaben betraut.
Betreffend die Leitungen von Fachgesellschaften und Fakultätentagen erfolgt die Datenverarbeitung auf der Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten Zwecke und ergeben sich außerdem aus den Anforderungen zur ordnungsgemäßen und reibungslosen Durchführung der Fachkollegienwahlen gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG.
Speicherdauer:
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.
Über den vorstehenden Verarbeitungsumfang hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahlen wie folgt:
a) Allgemeine Anfragen zur DFG-Fachkollegienwahl
Sofern Sie sich mit Anfragen zur DFG-Fachkollegienwahl an uns wenden, verarbeiten wir Ihre übermittelten Daten (z. B. Name und geschäftliche Kontaktdaten, Daten zur wissenschaftlichen Einrichtung / Fachgesellschaft, an der Sie tätig sind und den Inhalt Ihrer Anfrage für die Kommunikation mit Ihnen). Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten Zwecke und ergeben sich außerdem aus den Anforderungen zur ordnungsgemäßen und reibungslosen Durchführung der Fachkollegienwahlen gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG.
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.
b) Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auch, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, die sich z. B. aus dem Handels-, Steuer-, Finanz- oder Strafrecht ergeben. Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel zur Einhaltung staatlicher Kontroll- und Auskunftspflichten.
Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO.
Speicherdauer:
Wir löschen die Daten nach Wegfall der rechtlichen Verpflichtung, sofern keine anderen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.
c) Statistische Dokumentationen
Die DFG nimmt statistische Auswertungen der Fachkollegienwahlen vor, um insbesondere die Entwicklungen hinsichtlich Wahlberechtigung und Wahlbeteiligung, Fächerstruktur, Vorschlagsrecht, für eine Kandidatur vorgeschlagene Personen, Kandidierende, Gewählte, Beteiligung von HAWs (Hochschulen für angewandte Wissenschaften) inklusive deren Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler (z. B. nach Erfolgsquoten, Geschlecht, Altersdurchschnitt etc.) zu evaluieren. Die statistischen Auswertungen dienen ausschließlich der internen Verwendung durch die DFG und können in geringem Umfang auch personenbezogene Daten von Vorgeschlagenen, Kandidierenden und Gewählten enthalten (z. B. Name und wissenschaftlicher Fachbereich). Im Übrigen sind die Statistiken anonymisiert. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen ergeben sich aus dem genannten Verarbeitungszweck. Die Datenverarbeitung ist erforderlich, um die Entwicklungen in der personellen Besetzung von DFG-Fachkollegien zu erfassen und zu evaluieren sowie bei Bedarf die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.
Wir verarbeiten überwiegend die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl direkt von Ihnen erhalten. In einigen Konstellationen beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten auch von Dritten, so z.B.:
Erforderlichenfalls werden wir Sie hierüber in gesonderter Form genauer informieren.
Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.
Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Dies betrifft insbesondere Kandidierende und für eine Kandidatur Vorgeschlagene, da sie selbst bestimmen, ob Sie Ihr Einverständnis erklären, zu kandidieren bzw. für eine Kandidatur vorgeschlagen zu werden. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten ggf. für die Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahlen aufgrund vertraglicher und / oder satzungsrechtlicher Vorgaben durch die wissenschaftlichen Einrichtungen / Fachgesellschaften, an denen Sie tätig bzw. mit deren Leitung Sie beauftragt sind, erforderlich (z. B. für die Erstellung eines Wählerverzeichnisses, Bestimmung der Wahlstellenverantwortlichen etc.).
Innerhalb der DFG-Geschäftsstelle haben auf Ihre personenbezogenen Daten jeweils nur solche Beschäftigten und Gremienmitglieder Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen. Es handelt sich dabei insbesondere um das Projektteam Fachkollegienwahl sowie die Organisationseinheiten in der DFG, die in die Vorbereitung und Bereitstellung an die dafür zuständigen DFG-Gremien involviert sind.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger*innen nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger*innen können sein:
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer findet im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl nicht statt.
Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel zur Datenverarbeitung unter Ziffer IV.
1. Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.
2. Berichtigungsrecht
Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.
3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht beispielsweise, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
4. Einschränkung der Verarbeitung
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.
5. Datenübertragbarkeit
Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.
6. Widerruf der Einwilligung
Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten er-teilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Recht-mäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
7. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage „berechtigten Interesses“
8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziffer XI. Nr. 1–7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziffer I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.