I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

• Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG)
  Kennedyallee 40
  53175 Bonn
  Deutschland
  Tel. +49 0228 885-1
  postmaster@dfg.de
  www.dfg.de

2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

• Dr. Karsten Kinast
  KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
  Hohenzollernring 54
  50672 Köln
  Deutschland
  Tel. +49 221 222 1830
  mail@kinast.eu
  www.kinast.eu

II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z. B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen von Hinweisen und Anfragen zum Thema „Hinweise auf sexuelle Belästigung mit Bezug zum Fördergeschäft der DFG“ verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten, die uns von Hinweisgebenden mit einer Meldung auf freiwilliger Basis mitgeteilt werden.

Dies können im Einzelnen sein:

1. Daten von Hinweisgebenden

• Name, ggf. Kontaktdaten, sofern die hinweisgebende Person ihre Identität offenlegt,
• Name der Einrichtung, bei der die hinweisgebende Person beschäftigt ist (sofern entsprechende Angaben erfolgen),
• der mitgeteilte Sachverhalt und in diesem Zusammenhang gegebenenfalls Namen von Personen, die in der Meldung genannt werden (Beschuldigte, Zeugen und Dritte etc.),
• ggfs. Datum und Uhrzeit des Meldungseingangs und
• ggf., sofern bei der Meldung eines Vorfalls angegeben, Beschreibungen von Personen, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.

2. Beschuldigte Personen

Meldungen von Hinweisgebenden können personenbezogene Angaben über die beschuldigten Personen enthalten (Gutachter*innen, Gremienmitglieder, Antragsteller*innen, Geförderte, Personal in geförderten Projekten, DFG-Beschäftigte, sonstige vom gemeldeten Vorfall betroffene Personen), z. B. Namen, Funktion, Arbeitgeber oder Arbeitgeberin und weitere personenbezogene Angaben im Zusammenhang mit der Schilderung eines entsprechenden Vorwurfs bzw. Verdachtsfalles.

3. Sonstige in der Meldung erwähnte Personen

Meldungen von Hinweisgeber*innen können in der Beschreibung eines Vorfalls personenbezogene Angaben über weitere Personen (beispielsweise Zeuginnen oder Zeugen) enthalten, z. B. Namen, Kontaktdaten und weitere personenbezogene Angaben im Zusammenhang mit der Schilderung eines entsprechenden Vorfalls.

Die beschuldigte Person wird nur in absoluten Ausnahmefällen und nur in den unter Ziffer IX. (private Stellen/beschuldigte Person) genannten Fällen über die Identität der meldenden Person informiert.

IV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von an die DFG gemeldeten Verdachtsfällen sexueller Belästigung:

1. Verarbeitungszweck

Wir verarbeiten die oben aufgeführten personenbezogenen Daten, die uns im Rahmen einer Meldung mitgeteilt werden. Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der Bearbeitung der Meldung von Hinweisen auf sexuelle Belästigung mit Bezug zum Fördergeschäft der DFG, zum Zweck der Beratung und Unterstützung von Betroffenen oder Hinweisgeber*innen, sowie zum Zweck des Monitorings des Bearbeitungsverfahrens der DFG.

Hinweis:

Die grundsätzliche Verantwortung für die Untersuchung und Ahndung von Vorfällen sexueller Belästigung liegt nach den in Deutschland geltenden rechtlichen Regeln bei der arbeitgebenden Einrichtung und/oder bei Polizei/Staatsanwaltschaft/Gerichten. Die DFG führt keine Untersuchungsverfahren durch, sondern erfasst den Vorfall zu folgenden Zwecken:

a) Um anfragende/hinweisgebende Personen an die zuständigen Stellen zu verweisen und auf Hilfsangebote (spezialisierte Beratungsstellen) hinzuweisen sowie um über mögliche Konsequenzen bezüglich des betroffenen DFG-Fördervertrags zu beraten.

b) Um zu prüfen, ob in Bezug auf das betroffene DFG-geförderte Forschungsprojekt vertragsrechtlicher Handlungsbedarf besteht (beispielsweise Änderung oder Widerruf des Fördervertrags).

c) Ob – unter dem Aspekt der Verantwortung der DFG für die Gleichstellung in der Wissenschaft und für Forschende in einem frühen Karrierestadium – im betroffenen Projekt Personen tätig sind, für die bei Änderungen des Fördervertrages eine angemessene Lösung zum Abschluss der Qualifikationsphase gefunden werden muss, oder Personen, die aufgrund des Vorgehens gegen eine sexuelle Belästigung durch ihre Projektleitung, nicht auch noch ihren DFG-geförderten Arbeitsplatz verlieren sollen.

Die DFG führt eine Statistikdatei zu mitgeteilten (Verdachts-)Fällen der sexuellen Belästigung mit DFG-Bezug. Die Statistik selbst enthält keine personenbezogenen, sondern lediglich pseudonymisierte Daten. Nach der datenschutzkonformen Vernichtung der Originalunterlagen ist ein Personenbezug nicht mehr herstellbar, so dass die Daten der Statistikdatei ab diesem Zeitpunkt vollständig anonymisiert sind.

2. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung von Meldungen an die DFG

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Hinweisgeber*innen, Beschuldigten, Zeugen und Dritten zum Zwecke der Bearbeitung einer Meldung nur auf der Grundlage einer ausreichenden Rechtsgrundlage und in dem erforderlichen Umfang.

Falls Hinweisgeber*innen uns im Rahmen ihrer Meldung Angaben zu ihrer Identität mitteilen, verarbeiten wir die Daten auf Grundlage ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO bzw. Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a) DSGVO, sofern Hinweisgeber*innen in ihrer Meldung besonders sensible Angaben i. S. d. Artikel 9 Absatz 1 DSGVO zu ihrer Person machen (z. B. Informationen, aus denen sich die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit ergibt, sowie Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung). Die hinweisgebende Person hat aber auch die Möglichkeit, eine vollständig anonyme Meldung zu machen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von beschuldigten Personen und sonstigen in der Meldung erwähnten Personen erfolgt auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen an der Datenverarbeitung zum Zweck der Durchführung von Untersuchungen der gegenständlichen Art ergeben sich aus den satzungs- und vereinsgemäßen Aufgaben der DFG und unseren (zuwendungs-)rechtlichen Verpflichtungen. Die DFG ist ein eingetragener Verein und erhält zum Zweck der Forschungsförderung Zuwendungen aus Steuermitteln von Bund und Ländern. Die Satzung der DFG enthält darüber hinaus unter anderem die Ziele: Förderung von Forschenden in einem frühen Karrierestadium, Förderung der Gleichstellung in der Wissenschaft sowie die Förderung von Diversität im Wissenschaftssystem. Diese drei Satzungsziele begründen auch eine Verantwortung dafür, sich für ein diskriminierungs- und gewaltfreies Wissenschaftssystem einzusetzen. Hierzu gehört auch die Betreuung von Anfragen oder Hinweisen zum Thema „sexuelle Belästigung“, wenn Täter und/oder Opfer in DFG-geförderten Forschungsprojekten tätig sind.

Soweit eine Meldung ein Vertragsverhältnis zwischen der DFG und Beschuldigten betrifft, erfolgt die Datenverarbeitung zudem zum Zwecke der Vertragserfüllung. Die Prüfung des Hinweises erfolgt in diesem vertragsbezogenen Fall nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO. Liegt unsererseits eine rechtliche Verpflichtung vor, erfolgt die Datenverarbeitung auch nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO. Auf die entsprechenden Datenschutzhinweise wird verwiesen (abrufbar unter www.dfg.de/datenschutz):

• Datenschutzhinweise zur Forschungsförderung der DFG
• Datenschutzhinweise für Gutachter*innen 
• Datenschutzhinweise für Gremienmitglieder

Die Verarbeitung von im Rahmen eines Hinweises offengelegten besonders sensiblen Daten (etwa über die sexuelle Orientierung und das Sexualleben) erfolgt auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe g) DSGVO i. V. m. § 22 Absatz 1 Buchstabe d) BDSG, ggf. § 24 Absatz 1 Nr. 1 und 2, Absatz 2 BDSG (aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses) sowie in Verbindung mit den relevanten Vorschriften des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) (insbesondere § 12 AGG) unter Berücksichtigung der obenstehenden Erwägungen zu unserem berechtigten Interessen.

Bei einem sich aus dem Hinweis ergebenden hinreichenden Verdacht auf einen Verstoß gegen vertragsrechtliche Pflichten bzw. schadensersatzpflichtige Sachverhalte inklusive entsprechender Folgemaßnahmen stützt die DFG die Datenverarbeitung zudem auf die Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe f) DSGVO (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).

Die Datenverarbeitung zu statistischen Zwecken (vgl. Ziffer IV. 1.) erfolgt auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe j), 89 Absatz 2 DSGVO i. V. m. §§ 27 Abs. 1, 3, 22 Absatz 2 BDSG.

V. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Ihre Daten werden grundsätzlich spätestens drei Jahre nach Abschluss der Hinweisbearbeitung gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nur, soweit der Löschung gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, ein berechtigtes Interesse der DFG an einer darüberhinausgehenden Speicherung Ihrer Daten besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist (z. B. bei Einleitung oder Ankündigung von rechtlichen Verfahren oder Disziplinarmaßnahmen gegen die beschuldigte Person oder zur Erfüllung der Berichtspflicht gegenüber dem Vorstand der DFG, den Zuwendungsgebern, Mitgliedern und dem Ausschuss für Rechnungsprüfung).

VI. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die wir von Hinweisgebenden im Rahmen einer Meldung an die DFG erhalten.

VII. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?

Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.

VIII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Im Rahmen Ihrer Meldung an die DFG stellen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereit, die für die Bearbeitung Ihrer Meldung aus Ihrer Sicht notwendig sind. Sie haben aber auch die Möglichkeit, eine vollständig anonyme Meldung abzugeben. Bitte beachten Sie dabei, dass wir einer Meldung nur auf der Grundlage von ausreichenden Angaben zum Sachverhalt nachgehen können.

IX. Wer hat Zugriff auf meine Daten und welche Empfänger erhalten diese?

Innerhalb der DFG-Geschäftsstelle hat auf eingehende Hinweise und damit auf Ihre ggf. angegebenen personenbezogenen Daten nur ein enger Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Beschäftigter der DFG Zugriff, so dass diese stets vertraulich behandelt werden. Die Mitarbeiter*innen der DFG prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Jede*r Beschäftigte, die bzw. der Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger*innen nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Akteneinsichtsrechte in einem etwaigen Strafverfahren bleiben hiervon unberührt. Eine darüberhinausgehende Datenweitergabe erfolgt nur bei Vorliegen einer ausreichenden Rechtsgrundlage und nach Vornahme einer entsprechenden einzelfallspezifischen Prüfung.

Externe Empfänger*innen können sein:

• Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z. B. Polizei, Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, sowie öffentliche Geldgeber der DFG, an die wir personenbezogene Daten gegebenenfalls im Einzelfall übermitteln müssen.
• Private Stellen: Private Stellen, an die wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Rechtsvorschrift oder Ihrer Einwilligung übermitteln, z. B. Rechtsanwält*innen, Wirtschaftsprüfer.
• Sonstige Stellen: Zudem erhalten potenziell folgende Empfänger*innen (Zugriff auf) Ihre Daten:
  • Gremienmitglieder: Wenn Handlungsbedarf für die DFG entsteht, was im Regelfall nach Abschluss eines durch die zuständigen Stellen (insbesondere die arbeitgebende wissenschaftliche Einrichtung oder die Polizei/ Staatsanwaltschaft/ Gerichte) durchgeführten Untersuchungsverfahrens der Fall sein kann, prüft die DFG, ob und ggf. welche Maßnahmen in Bezug auf betroffene Förderverträge möglich und erforderlich sind. Diese Informationen müssen -je nachdem, wie die Zuständigkeit für die erforderlichen Maßnahmen im betroffenen Programm geregelt ist- neben dem Vorstand der DFG auch den zuständigen Gremien der DFG ggfs. vorgelegt werden.
  • Beschuldigte Person: Es liegt normalerweise in der Entscheidungsverantwortung der Betroffenen von sexueller Belästigung zu entscheiden, ob sie ein formales Untersuchungsverfahren bei den hierfür zuständigen Stellen (im Regelfall die arbeitgebende wissenschaftliche Einrichtung oder Polizei/ Staatsanwaltschaft/ Gerichte) anstoßen möchten. In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass die DFG einen an sie herangetragenen Hinweis an die zuständigen Stellen weitergeben muss, insbesondere wenn es sich bei den als Opfer benannten Personen um minderjährige oder nicht einwilligungsfähige Personen handeln soll. Die beschuldigte Person erfährt nur dann durch die DFG von den mit Ihrem Hinweis erhobenen Vorwürfen, wenn die DFG die beschuldigte Person aufgrund der Einleitung eines formellen Prüfungsverfahrens zum betroffenen Fördervertrag aus rechtlichen Gründen zwingend informieren muss. Ihre Identität als hinweisgebende Person wird ausnahmsweise offenbart, wenn die Unterlagen im Rahmen eines arbeitsrechtlichen, strafverfolgungs- oder gerichtlichen Verfahrens von den zuständigen Stellen/ Behörden/ Gerichten angefordert werden.
  • Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten in guten Händen sind. Die Dienstleister dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten.
  • Arbeitgeber, Hochschulen / Forschungs- oder Forschungsfördereinrichtungen:
    Eine Offenlegung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nur nach vorheriger Einwilligung oder wenn eine rechtliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht (etwa aufgrund satzungsrechtlicher Verpflichtungen). Hinsichtlich der Offenlegung von personenbezogenen Daten in einem vertragsbezogenen Fall wird auf die folgenden Datenschutzhinweise verwiesen:
    • Datenschutzhinweise zur Forschungsförderung der DFG
    • Datenschutzhinweise für Gutachter*innen 
    • Datenschutzhinweise für Gremienmitglieder.

X. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?

Bei Meldungen mit internationalem Bezug (z. B. weil der Aufenthaltsort des Hinweisgebenden, Beschuldigten oder Zeugen sich in einem Drittland befindet), kann es im Einzelfall erforderlich sein, personenbezogene Daten zur Bearbeitung der Meldung an Stellen zu übermitteln, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist. Hierbei stellen wir vor der Übermittlung sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sog. EU-Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger) bzw. Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt ausschließlich in dem zur Bearbeitung der Meldung zwingend erforderlichen Umfang. Soweit dies möglich ist, werden personenbezogene Daten vor der Übermittlung anonymisiert oder pseudonymisiert.

XI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?

Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.

2. Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.

3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht beispielsweise, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.

5. Datenübertragbarkeit

Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.

6. Widerruf der Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt. Von einem Widerruf unberührt bleibt die weitere Verarbeitung auch dann, wenn sie auf einen gesetzlichen Erlaubnistatbestand gestützt werden kann (Artikel 17 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO).

7. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage „berechtigten Interesses“

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.

XII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziffer XI. Nr. 1–7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziffer I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.