Die Abgabe einer verbindlichen Absichtserklärung muss bis zum 15. Februar des Antragsjahres erfolgen. Der Antrag ist jeweils zum 15. April oder zum 15. September des Jahres einzureichen, das dem Förderbeginn vorausgeht. 

Im Mittel ist mit einer Bearbeitungszeit von 7 Monaten vom Zeitpunkt der Antragstellung bis zur Entscheidung zu rechnen. Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass es sich dabei um einen Durchschnittswert handelt, der je nach Antrag und Begutachtungskohorte variieren kann.

Fachprinzip: Die Angebote eines FID richten sich an den Forschungsgegenständen und Interessen einer Disziplin oder mehrerer Disziplinen aus. Ein FID kann sich dabei an den etablierten Fächergrenzen und Forschungsmethoden orientieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, einen FID entlang der Bedarfe neu entstehender Forschungsfelder, die sich jenseits traditioneller Disziplingrenzen bewegen und sich mittelfristig zu eigenständigen Forschungsgebieten entwickeln werden, auszurichten.

Regionalprinzip: Die Angebote eines FID beziehen sich auf bestimmte Forschungsräume, die geografisch definiert sind oder als zusammenhängende Sprach- und Kulturräume aufgefasst werden. Der Zuschnitt der Region sollte die Interessen und Forschungsgegenstände der adressierten Communities berücksichtigten und nicht zu klein ausgerichtet sein. Die Dienste und das Informationsangebot des regional ausgerichteten FID sollte die Bedarfe verschiedener Fächer adressieren.

Von den FID-betreuenden Einrichtungen wird eine substantielle projektspezifische Eigenleistung erwartet. Die Erfahrung aus der Begutachtung von FID-Anträgen zeigt, dass grundsätzlich eine Eigenleistung von rund einem Drittel der Gesamtprojektkosten erwartet werden kann. Von Einrichtungen, zu deren Grundaufgaben eine überregionale Informationsversorgung (z.B. Staatsbibliotheken, Zentrale Fachbibliotheken) gehört, wird ein höherer Eigenleistungsanteil erwartet. 

Teile der Kosten für die Erwerbung sind ebenfalls in Eigenleistung zu tragen: 15 % für überregional zur Verfügung gestellte elektronische Medien und 30 % für den Erwerb aller anderen Medien. Die Eigenleistung muss den einzelnen Arbeitspaketen des Antrags klar zugeordnet und mit konkreten Aufgaben und Aufwänden dargestellt werden.

Spezialbedarf ist definiert als der über die Grundversorgung des jeweiligen Faches hinausgehende Informationsbedarf der Forscher*innen, der im Allgemeinen nicht durch die Angebote der lokalen wissenschaftlichen Bibliotheken und Informationseinrichtungen abgesichert wird. Spezialbedarf kann immer nur fachbezogen, unter Berücksichtigung von bereits bestehenden fachspezifischen Informationsangeboten und -infrastrukturen und der Forschungspraxis der jeweiligen wissenschaftlichen Communities, und somit für jeden FID individuell, konkretisiert werden.

Die Grundversorgung bezieht sich auf die Angebote der lokalen wissenschaftlichen Bibliotheken und Informationseinrichtungen der Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Korrespondierend zum Spezialbedarf ist eine einheitliche Definition auch für die Grundversorgung nicht möglich. Mit Blick auf den jeweiligen fachspezifischen Mehrwert der angebotenen Dienste ist es die Aufgabe eines FID, die Situation der Grundversorgung zu beschreiben und in Abgrenzung dazu den Mehr- beziehungsweise Spezialbedarf zu definieren.

Ein wichtiges Kriterium für den Erwerb ist die fachliche Relevanz und Qualität der Veröffentlichungen. Die Produkte müssen nachweisbar dem Spezialbedarf des Faches zugeordnet sein. Ein weiteres Kriterium für den Kauf von Print-Zeitschriften und E-Book-Paketen sowie die Lizenzierung von elektronischen Zeitschriften ist, dass das erworbene Produkt entweder als singulärer Bestand am FID oder nicht mehr als dreimal in Deutschland vorhanden ist.

Der digitalen Form einer Publikation ist im Interesse des schnelleren, standortunabhängigen Zugriffs und der umfassenderen Nutzungsmöglichkeiten stets der Vorzug zu geben (e-preferred-Policy). Von diesem Prinzip kann abgewichen werden, wenn es aus fachlicher Sicht nicht sinnvoll erscheint oder aus praktischen Gründen im Einzelfall nicht umsetzbar ist.

Der Erwerb von Lizenzen durch die FID wird durch das Kompetenzzentrum für Lizenzierung (KfL) unterstützt. Das KfL fungiert als Dienstleister der FID und entwickelt Geschäfts- und Lizenzierungsmodelle, die es den FID ermöglichen, elektronische Medien zu lizenzieren und bereitzustellen. Die Inanspruchnahme des KfL bei Lizenzverhandlungen wird nachdrücklich empfohlen, eine Nicht-Inanspruchnahme ist begründungspflichtig.

Grundsätzlich ist bei Antragstellung im Förderprogramm FID zu prüfen, ob eine beantragte Maßnahme bzw. der Aufbau eines Dienstes auch in einem anderen Förderprogramm der DFG beantragt und gefördert werden kann. Aufgaben und Dienste, die für sich selbst stehen können und für die es eigene DFG-Förderangebote gibt – z. B. Digitalisierungsprojekte, Aufbau von Publikationsplattformen, Entwicklung von webbasierten Techniken und Verfahren, Mittel für die Finanzierung von Gebühren für Open-Access-Publikationen – sind gesondert unter Berücksichtigung der dort festgelegten Voraussetzungen in den jeweiligen LIS-Programmen zu beantragen.

Lassen sich Arbeitspakete, für die es gesonderte Programme gibt, nicht sinnvoll abgrenzen und wird ihre Förderung daher im FID-Programm beantragt, wird zur Sicherstellung einheitlicher Förderbedingungen die Begutachtung und Förderung dieser speziellen Angebote an den gleichen Kriterien ausgerichtet wie in dem jeweils entsprechenden LIS-Förderprogramm.

Eine erneute Antragstellung ist möglich. Bitte beachten Sie, dass der Ablehnung eines Antrags eine gut begründete Bewertung der Gutachtenden und des Ausschusses für Wissenschaftliche Bibliotheken und Informationssysteme (AWBI) zugrunde liegt und eine Wiedereinreichung nur dann sinnvoll ist, wenn die Kritikpunkte aus Begutachtung und Bewertung aufgegriffen werden.

Die Anträge werden sowohl aus wissenschaftlicher als auch aus bibliothekarisch-informationsfachlicher Perspektive begutachtet. Die Begutachtung findet in der Regel in Form einer mündlichen Sitzung statt, an der sowohl die Antragstellenden als auch die Gutachtenden teilnehmen. Die Antragstellenden haben im Rahmen der Sitzung die Möglichkeit, ihr Vorhaben zu präsentieren und auf Fragen der Gutachtenden einzugehen.

Die Bewertung der Anträge erfolgt basierend auf den Begutachtungsergebnissen und wird vom Ausschuss für Wissenschaftliche Bibliotheken und Informationssysteme (AWBI) vorgenommen. Der AWBI spricht eine Empfehlung für oder gegen die Förderung eines Antrags aus, die dann als Grundlage für die abschließende Entscheidung über den Antrag durch den Hauptausschuss der DFG dient.

Eine ausführliche Berichterstattung zu den erzielten Fortschritten und Projektergebnissen, bisher erreichten Zielen und Erfolgen sowie verausgabten Mittel muss zum Zeitpunkt der Vorlage eines Fortsetzungsantrags in Form eines Statusberichts oder nach Ende der Förderung in Form eines Abschlussberichts erfolgen. Der Statusbericht sollte auf Basis des Projektantrags den Stand des Vorhabens darstellen und ist wesentlich für die Begutachtung und Bewertung von Fortsetzungsanträgen. Abschlussberichte sind die Grundlage der Bewertung des Fördererfolgs und sind relevant für die Gesamtevaluierung des FID-Förderprogramms.

Des Weiteren umfasst dieser Bericht auf Basis des ebenfalls einzureichenden Datenblattes „Fachinformationsdienste für die Wissenschaft“ (DFG-Vordruck 12.103) Kennzahlen zur Bestandsentwicklung und zur Nutzung der Informationsangebote. Die Berichterstellung erfolgt entsprechend dem Leitfaden für Projektberichte im Bereich „Wissenschaftliche Literaturversorgungs- und Informationssysteme“ (DFG-Vordruck 12.02). Abschluss- und Statusberichte können über das elan-Portal eingereicht werden.

Die FID-Einrichtungen sind verpflichtet, im Rahmen der Antragstellung das Datenblatt „Fachinformationsdienste für die Wissenschaft“ zur Nutzung der Dienste und bereitgestellter Inhalte auszufüllen (z.B. Zugriffs- und Downloadzahlen). Darüber hinaus erfolgt für die DFG-Gremien eine zentrale Auswertung von Lizenz- und Nutzungsdaten sämtlicher FID-Lizenzen unter bedarfs-, serviceorientierten und finanziellen Aspekten durch das KfL, um künftige förderpolitische Entscheidungen im Kontext der überregionalen Lizenzierung evidenzbasiert ableiten zu können.

Es ist für alle FID verpflichtend, selbständig getätigte Lizenzabschlüsse für eine zentrale Übersicht an das KfL zu melden und das KfL über die Aufnahme eigenständiger Lizenzverhandlungen zu informieren. Die FID sind ebenfalls gebeten, Nutzungszahlen zu Ressourcen mit selbst getätigten Lizenzabschlüssen für eine zentrale Auswertung von Nutzungsdaten an das KfL weiterzureichen.