Die Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG) nimmt den Schutz personenbezogener Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Wir informieren Sie daher hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Forschungsförderung durch die DFG und über die Ihnen zustehenden Rechte. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).

• I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?
• II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?
• III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
• IV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?
• V. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?
• VI. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?
• VII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?
• VIII. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfänger*innen erhalten diese?
• IX. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?
• X. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?
• XI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?
• XII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

• Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG)
  Kennedyallee 40
  53175 Bonn
  Deutschland
  Tel. +49 228 885-1
  postmaster@dfg.de
  www.dfg.de

2. Gemeinsame Verantwortlichkeit

In manchen Förderverfahren, in denen die DFG mit anderen Forschungsförderorganisationen im In- und Ausland kooperiert, ist die DFG gemeinsam mit anderen Organisationen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Mit diesen Organisationen hat die DFG einen Vertrag über die gemeinsame Verantwortlichkeit abgeschlossen. Eine Liste der entsprechenden Förderverfahren mit Angaben der jeweils gemeinsam verantwortlichen Organisationen (inkl. deren Kontaktdaten) sowie Informationen zum wesentlichen Inhalt der Verträge zur gemeinsamen Verantwortlichkeit finden Sie hier:

• Zur Liste

3. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

• RA Dr. Philip Lüghausen
  BHO Consulting GmbH
  Vorgebirgstraße 132
  50969 Köln
  Deutschland
  Tel. +49 (0) 221 204 63 884
  dfg-dsb@bho-consulting.com
  www.bho-consulting.com

II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die mit der Antragstellung, Förderung, Projektdurchführung und / oder wissenschaftlichen Arbeit von Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber oder Kooperationspartner und / oder mit der Organisation von Konferenzen mit dem Ziel der Forschungsförderung im Zusammenhang stehen. Dies können im Einzelnen sein:

• Dienstliche oder private Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Titels, Ihrer Adresse, Ihrer E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Allgemeine äußere und private Daten zur Person (Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit etc.)
• Daten zu früheren Anträgen bzw. Nominierungen bei der DFG oder anderen Forschungsförderern
• Daten zu Aufenthaltsorten und -zeiten (Sitzungsteilnahme, Teilnahme an Veranstaltungen, Hotelreservierungen etc.)
• Allgemeine kategorisierende bzw. zuordnende Daten (Geschäftszeichen, Personen-ID, Bezug zu einem weiteren Vorgang / Antrag etc.)
• Daten im Zahlungsverkehr (IBAN, Bank, Rechnungsdaten etc.)
• Kompetenzdaten (Informationen zu Kenntnissen und Fähigkeiten, Zertifikate, Ausbildungsabschlüsse etc.)
• Sonstige biografische Daten bzw. Daten zum Lebenslauf und Werdegang (z.B. aktuelle / frühere Beschäftigungsverhältnisse, Ämter, Mitgliedschaften, Kooperationspartner, Promotionszeiten, sonstige Ausbildungszeiten, erhaltene Förderungen, erhaltene Preise etc.)
• Daten zur Beurteilung und Bewertung (Gutachtentexte, Zeugnisse, sonstige Beurteilungen)
• Erklärungen (Einwilligungen, Zustimmungen, sonstige abgegebene Erklärungen zu einem Sachverhalt etc.)
• Inhaltliche Daten (z.B. Inhalt und Zeitraum eines Antrags, Höhe und Art der beantragten bzw. bewilligten Fördermittel, Zuordnung zu einem Fach / Thema, Zusammenfassungen, sonstige inhaltliche Bezüge [Länder, Schlagworte etc.], Publikationen bzw. andere Forschungsergebnisse, Zitationsdaten, Autorenschaften etc.)
• Berechtigungen (Promotionsberechtigung, Antragsberechtigung etc.)
• Untersuchungen sowie sog. Maßnahmen im Sinne der DFG-Verfahrensordnung zum Umgang mit wissenschaftlichem Fehlverhalten, die bei einem festgestellten wissenschaftlichen Fehlverhalten durch den Hauptausschuss ausgesprochen werden
• Besondere Kategorien von Daten, z.B. Gesundheitsdaten, Mutterschutzzeiten oder Daten zu familiären Verpflichtungen (siehe Abschnitt IV.)

IV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Antragstellung, Förderung, Projektdurchführung und / oder wissenschaftlichen Arbeit bzw. Ihres Arbeitgebers oder Kooperationspartners:

Darüber hinaus verarbeiten wir im Einzelfall Ihre personenbezogenen Daten auch auf Basis einer von Ihnen abgegebenen Einwilligungserklärung. In diesem Fall ergibt sich der mit der Verarbeitung verfolgte Zweck aus dem Inhalt der jeweiligen Einwilligungserklärung. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO bzw. auf Basis von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a) DSGVO bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.

Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dieser Widerruf nur Wirkung für die Zukunft entfaltet, also die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung der Daten durch den Widerruf nicht berührt wird.

Wir löschen die Daten, wenn die in der Einwilligung genannte Speicherfrist verstrichen ist oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

V. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?

Wir verarbeiten überwiegend die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Forschungsförderung direkt von Ihnen erhalten. Darüber hinaus verarbeitet die DFG auch personenbezogene Daten, die ihr durch die Antragsteller*innen oder durch die antragstellenden Institutionen und von ihnen beauftragte Personen über Projektbeteiligte übermittelt werden.

In einigen Konstellationen beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten auch von Dritten, zum Beispiel:

• Von Ihrer Arbeitsstelle bzw. Ihrer Forschungsstelle, z.B. der Hochschule
• Von Ihren Kooperationspartner*innen bzw. denen Ihres Arbeitgebers
• Von Dritten, z.B. Vorschlagenden, Gutachter*innen, Veranstaltern von Konferenzen zur Forschungsförderung, die die DFG finanziell unterstützt
• Von Organisationen im In- und Ausland, mit denen die DFG im Rahmen der Forschungsförderung kooperiert
• Erforderlichenfalls werden im Einzelfall Daten mit anderen Organisationen ausgetauscht, um z.B. eine unrechtmäßige Doppelförderung auszuschließen
• Über öffentliche Quellen wie z.B. Internetseiten oder Publikationsdatenbanken

Erforderlichenfalls werden wir Sie hierüber in gesonderter Form genauer informieren.

VI. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?

Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.

VII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Im Rahmen der Forschungsförderung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die eindeutige Identifikation Ihrer Person sowie die Entscheidung über, Vorbereitung und Durchführung der Förderung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir die Forschungsförderung gegebenenfalls nicht durchführen können.

Darüber hinausgehende Angaben, z.B. zur Prüfung eines Nachteilsausgleichs, müssen nicht bereitgestellt werden, allerdings kann dann ggf. über den Antrag nicht entschieden werden.

VIII. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfänger*innen erhalten diese?

Innerhalb der DFG haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur Beschäftigte der DFG-Geschäftsstelle sowie die Gremienmitglieder Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben benötigen.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger*innen nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Dabei beachten wir den Grundsatz der Datensparsamkeit und geben Daten grundsätzlich nur in dem für den konkreten Zweck erforderlichen Umfang weiter. Dies gilt insbesondere für besondere Kategorien von Daten. Eine Datenweitergabe an Dritte zu ausschließlich deren kommerziellen Zwecken erfolgt nicht. Externe Empfänger*innen können sein:

• Andere Antragssteller*innen und Beteiligte:
  • In einzelnen Förderverfahren veröffentlicht die DFG personenbezogene Daten zum Zweck der Vernetzung bzw. der Kontaktaufnahme für eine künftige Antragstellung auf der DFG-Internetseite, als Information für die Wissenschaft o.ä. Die Veröffentlichung von Listen von Teilnehmer*innen mit personenbezogenen Daten auf der DFG-Internetseite erfolgt z.B. auch als Anhang zu einem Ergebnisbericht im Nachgang an Rundgespräche, Begutachtungen oder ähnliche Veranstaltungen.
  • In Ausschreibungen zu Schwerpunktprogrammen gibt die DFG Anträge an weitere an der Begutachtung beteiligte Wissenschaftler*innen (z.B. Koordinator*innen) weiter, die vor der Entscheidung um eine Stellungnahme zu den Projektanträgen gebeten werden.
  • Nach der Entscheidung erhalten Antragsteller*innen und weitere am Antrag beteiligte Wissenschaftler*innen Hinweise und Einschätzungen aus der Begutachtung. Sofern der Antrag von mehreren Antragsteller*innen eingereicht wurde, werden ggf. Hinweise zu Anträgen / Antragsteilen einzelner Antragsteller*innen und Beteiligter auch anderen Antragsteller*innen und Beteiligten dieses Antrags mitgeteilt.
• Sprecher*innen von Verbünden: Im Rahmen der Programme zur Förderung von Verbünden, also größeren Kooperationen mit mehreren Teilprojekten, haben die beantragenden Verbünde eine*n Sprecher*in, die als Ansprechperson des Verbundes fungieren und die Beantragung und Durchführung des Projekts koordinieren. Die DFG gibt an diese Sprecher*innen Hinweise und Einschätzungen aus der Begutachtung weiter.
• Hochschulleitungen: Im Rahmen der Programme, bei denen die Anträge von der Hochschulleitung gestellt werden, gibt die DFG an die Hochschulleitungen auch Hinweise und Einschätzungen aus der Begutachtung weiter.
• Gutachter*innen: Im Rahmen der Forschungsförderung gibt die DFG personenbezogene Daten an Gutachter*innen weiter, die um eine Stellungnahme zu den Projektanträgen, wissenschaftlichen Vorhaben, Abschlussberichten oder für eine Preisvergabe vorgeschlagenen Personen gebeten werden. Im Falle einer Beschwerde von Antragsteller*innen wegen Diskriminierung kann der Bedarf bestehen, diese Beschwerde mit den gutachtenden Personen zu besprechen.
• Gemeinsam mit uns verantwortliche Stellen: Im Bereich der Forschungsförderung in Kooperation mit anderen Organisationen können andere Organisationen mit uns gemeinsam für die Datenverarbeitung verantwortlich sein (z.B. gemeinsame Antragsbearbeitung/-administration mit in- oder ausländischen Fördereinrichtungen bei multilateralen Maßnahmen). Die hierfür erforderlichen Daten werden dann mit diesen ausgetauscht. Weitergehende Informationen werden im Rahmen der Ausschreibung zu einem Förderprogramm, auf das diese Voraussetzungen zutreffen, im Einzelfall bekannt gegeben.
• Dienstleister: Wir setzen Dienstleister ein, die mit der Erbringung von Services im Bereich von Informationsangeboten, der Erstellung von Statistiken und evaluativen Studien oder mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Dienstleister sind für uns als Auftragsverarbeiter tätig bzw. sind selbst Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten geschützt sind. Die Dienstleistenden dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten. Dies wird auch vertraglich sichergestellt.
• Öffentliche Stellen: Im Einzelfall müssen wir gegebenenfalls personenbezogene Daten an Behörden und staatliche Institutionen wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte, Finanzbehörden, Bundesrechnungshof oder die für die DFG zuständigen Ministerien bei Bund und Ländern übermitteln. Zudem müssen wir bei ERA-Net-Projekten Daten an die Europäische Kommission als Mittelgeber zur Veröffentlichung und Evaluation weiterleiten.
• Hochschulen / Forschungs- oder Forschungsfördereinrichtungen:
  • Die Bewertung von Förderanträgen (Gutachten und Entscheidungshinweise) wird neben den Antragsteller*innen ggf. weiteren am Antrag Beteiligten (z.B. Hochschulen, Projektbeteiligte) zur Kenntnis gegeben. Erforderlichenfalls werden im Einzelfall Daten mit anderen Förderorganisationen ausgetauscht, um z.B. eine unrechtmäßige Doppelförderung auszuschließen.
  • Zur Beantwortung wissenschaftsbezogener Anfragen werden Daten im Einzelfall an einzelne der bezeichneten Einrichtungen weitergegeben. Dies betrifft z.B. Aufrufe zur Nominierung von potenziellen Preisträger*innen oder sonstigen Auszeichnungen oder zu wissenschaftlichen Expert*innen.
  • Nach Abschluss von Untersuchungen über den Vorwurf eines wissenschaftlichen Fehlverhaltens werden bei Vorliegen eines begründeten Interesses und nach Maßgabe der Verfahrensordnung zum Umgang mit wissenschaftlichem Fehlverhalten personenbezogene Daten weitergegeben. Dies betrifft insbesondere die Institution / den Arbeitgeber, bei der / dem Sie angestellt sind.
• Medienstellen und Kooperationspartner: Zur Beantwortung wissenschaftsbezogener Anfragen Dritter (z.B. anderer Förderorganisationen oder Medien) werden im Einzelfall Daten weitergegeben. Dies betrifft z.B. Anfragen zu Geförderten, wissenschaftlichen Expert*innen, zu (potenziellen) Preisträger*innen oder sonstigen Auszeichnungen
• Private Stellen: Private Stellen, an die wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Rechtsvorschrift oder Ihrer Einwilligung übermitteln, z.B. Rechtsanwaltschaften, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberatung. Beispielsweise werden im Rahmen der Jahresabschlussprüfung durch Wirtschaftsprüfer der DFG Stichproben aus der Forschungsförderung geprüft.

IX. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?

Im Rahmen der Forschungsförderung kann eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Stellen, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, erfolgen. Hierbei stellen wir vor der Übermittlung sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen bei der Empfängerin oder dem Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sog. EU-Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit der Empfängerin oder dem Empfänger) bzw. Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Im Einzelnen erfolgen Drittlandübermittlungen insbesondere im Rahmen der Begutachtung, soweit Gutachter*innen in Drittstaaten ansässig sind. Da die Auswahl der Gutachter*innen ausschließlich auf wissenschaftlichen Kriterien beruht und dabei auch Aspekte des Ausschlusses der Begutachtung durch Personen, bei denen die Besorgnis der Befangenheit vorliegt, zu beachten sind, kann eine Übermittlung an eine gutachtende Person mit Dienstsitz in einem Drittland zwingend geboten sein. In diesem Fall ist die Übermittlung durch die Vorschrift des Artikels 49 Absatz 1 Buchstabe b) bzw. c) DSGVO legitimiert.

Weiterhin können Drittlandübermittlungen erfolgen, wenn die Forschungsförderung im Rahmen eines Förderverfahrens erfolgt, in dem mit Organisationen aus Drittländern kooperiert wird, z. B. weil die beantragte Forschungsförderung mit Wissenschaftler*innen aus Drittländern erfolgen soll. In diesen Fällen ist die Übermittlung der Daten durch Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe b) bzw. c) DSGVO legitimiert.

X. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, greifen.

XI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?

Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.

2. Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.

3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht z.B., wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.

5. Datenübertragbarkeit

Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrags oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.

6. Widerruf der Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

7. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage „berechtigten Interesses“

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.

XII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziffer XI. Nr. 1–7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziffer I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.